Sinnvoll und individuell - eine Abwesenheitsnotiz zählt zum guten Ton im Business
Veröffentlicht am 27.12.2021
Sie möchten in den Urlaub fahren, sind auf einer mehrtägigen Schulung oder müssen aufgrund einer Krankheit das Bett hüten - die meisten Mitarbeitenden können oder möchten während dieser Zeit nicht per E-Mail erreicht werden. Sinnvoll ist es in diesem Fall, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Dann müssen Ihre Kontakte nicht vergeblich auf eine Antwort warten. Im Business zählt eine solche Abwesenheitsnotiz zum guten Ton.
Wie aber sollte eine solche Abwesenheitsnotiz konkret aussehen? Prinzipiell handelt es sich hierbei um einen kurzen und prägnanten Text, der die wichtigsten Fragen rund um Ihre Abwesenheit klärt: Wie lange Sie nicht erreichbar sind, wann Sie die E-Mail wieder bearbeiten können, wer die Vertretung übernimmt, gegebenenfalls den Grund Ihrer Abwesenheit und je nach Intention und Geschmack vielleicht noch eine individuelle Note.
Darauf müssen Sie bei Ihrer Abwesenheitsnotiz unbedingt achten
Eine Abwesenheitsnotiz - alternativ auch Autoresponder genannt - ins zwingend notwendig. Darüber ist sich die Geschäftswelt weitgehend einig. Der Umgang damit ist sehr uneinheitlich. In einigen Unternehmen wird für den Fall einer Abwesenheit direkt ein Text vorgegeben, der von den Mitarbeitenden lediglich gering angepasst werden muss. Andere Firmen stellen es den Beschäftigten wiederum frei, wie die persönliche Abwesenheitsnotiz formuliert wird.
Die Tonart fällt dabei häufig höchst unterschiedlich aus. Ganz gleich, wie eine solche individuelle Abwesenheitsmeldung auch ausfällt, wichtig ist immer, dass das nach aussen transportierte Bild vom abwesenden Mitarbeitenden sowie auch vom Arbeitgeber an sich positiv ausfällt. Übrigens: Ist Ihre Tätigkeit global und auf internationale Kunden ausgerichtet, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in den entsprechenden Sprachvarianten hinterlegen.
Diesen Inhalt sollte eine Abwesenheitsnotiz aufweisen?
Fest definierte Regeln, wie eine optimale Abwesenheitsnotiz formuliert werden sollte, gibt es nicht. Dennoch aber haben sich in der Praxis wesentliche Bestandteile herauskristallisiert, die in einer Abwesenheitsnotiz nicht fehlen dürfen. In der folgenden Übersicht finden Sie die relevantesten Bestandteile:
1. Begrüßung formulieren
In geschäftlicher Korrespondenz darf eine kurze Begrüßung nicht fehlen. Alleine schon aus Höflichkeit ist das Pflicht. Die Begrüßung sollte dabei immer förmlich und neutral formuliert werden. Sinnvoll sind sowohl ein knappes "Hallo" als auch ein klassisches "Sehr geehrte Damen und Herren". Da Sie nicht wissen können, wer Sie genau während Ihrer Abwesenheit anschreibt, sind Sie mit einer solchen Formulierung grundsätzlich auf der sicheren Seite.
2. Dank für die eingegangene Mail
Ein Dank für die eingehenden Mails ist zwar nicht zwingend erforderlich, hat sich aber aus Gründen der Höflichkeit fest etabliert. Ein kurzer Satz reicht aber. Die Formulierung "Vielen Dank für Ihre Nachricht" gilt diesbezüglich als Klassiker. Es sind aber auch kreativere Lösungen möglich.
3. Die Abwesenheitszeit konkret benennen
Dies stellt für sich erst einmal die wichtigste Information dar. Wann ist die jeweils abwesende Person wieder erreichbar und reagiert auf die Mails, um Anfragen und Anliegen zu klären. Diesbezüglich müssen Sie auf den Punkt formulieren, sodass keine Missverständnisse entstehen können. Beispiel: "Ich bin ab dem 31. November 2021 ab acht Uhr wieder zu erreichen".
Ob Sie dabei den Grund für Ihre Abwesenheit mitliefern, bleibt Ihnen selbst überlassen. In der Mehrzahl der Fälle ist es allerdings empfehlenswert, auf eine solche Information zu verzichten. Je nach Anlass der Abwesenheit können Sie ansonsten mit den Datenschutzgesetzen und -richtlinien kollidieren.
4. Ansprechpartner bzw. Vertretungen vorstellen
Haben Sie eine Weiterleitung an eine Vertretung organisiert, darf diese Information auf keinen Fall in Ihrer Abwesenheitsnotiz fehlen. Auf diese Weise erfährt der Absender konkret, was mit seiner gesendeten E-Mail und seiner Anfrage bzw. seinem Anliegen passiert. Sie haben hier die Wahl. So können Sie im Rahmen der Abwesenheitsnotiz dem Empfänger zum Beispiel mitteilen, dass die E-Mail nicht weitergeleitet wird und erst nach Ihrer Rückkehr von Ihnen bearbeitet wird. Gibt es aber eine Vertretung, verweisen Sie auf diesen Ansprechpartner zwecks Kontaktaufnahme. Sollten die E-Mails nicht weitergeleitet werden, ist ein Zusatz besonders relevant.
Um Ihre Geschäftspartner und Kunden in dringenden Fällen nicht im Regen stehenzulassen, sollten Sie zusätzlich einen Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten nennen. Dadurch muss ein dringendes Anliegen nicht unnötig lange auf Erledigung bzw. Bearbeitung warten. Eine typische Formulierung lautet in diesem Fall: "Frau/Herr XXX steht Ihnen in dringenden Fällen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung."
5. Schlussformel formulieren
Eine Abwesenheitsnotiz benötigt ebenso wie eine geschäftliche Kommunikation immer einen höflichen Abschluss. Dies realisieren Sie mithilfe einer Schlussformel. Haben Sie eine Schlussformel bereits in der Signatur hinterlegt, kann sie ganz einfach automatisch generiert werden. Ansonsten müssen Sie die Schlussformel komplett neu formulieren.
Darauf müssen Sie bei Ihrer Abwesenheitsnotiz unbedingt achten
Eine Abwesenheitsnotiz - alternativ auch Autoresponder genannt - ins zwingend notwendig. Darüber ist sich die Geschäftswelt weitgehend einig. Der Umgang damit ist sehr uneinheitlich. In einigen Unternehmen wird für den Fall einer Abwesenheit direkt ein Text vorgegeben, der von den Mitarbeitenden lediglich gering angepasst werden muss. Andere Firmen stellen es den Beschäftigten wiederum frei, wie die persönliche Abwesenheitsnotiz formuliert wird.
Die Tonart fällt dabei häufig höchst unterschiedlich aus. Ganz gleich, wie eine solche individuelle Abwesenheitsmeldung auch ausfällt, wichtig ist immer, dass das nach aussen transportierte Bild vom abwesenden Mitarbeitenden sowie auch vom Arbeitgeber an sich positiv ausfällt. Übrigens: Ist Ihre Tätigkeit global und auf internationale Kunden ausgerichtet, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in den entsprechenden Sprachvarianten hinterlegen.
Diesen Inhalt sollte eine Abwesenheitsnotiz aufweisen?
Fest definierte Regeln, wie eine optimale Abwesenheitsnotiz formuliert werden sollte, gibt es nicht. Dennoch aber haben sich in der Praxis wesentliche Bestandteile herauskristallisiert, die in einer Abwesenheitsnotiz nicht fehlen dürfen. In der folgenden Übersicht finden Sie die relevantesten Bestandteile:
1. Begrüßung formulieren
In geschäftlicher Korrespondenz darf eine kurze Begrüßung nicht fehlen. Alleine schon aus Höflichkeit ist das Pflicht. Die Begrüßung sollte dabei immer förmlich und neutral formuliert werden. Sinnvoll sind sowohl ein knappes "Hallo" als auch ein klassisches "Sehr geehrte Damen und Herren". Da Sie nicht wissen können, wer Sie genau während Ihrer Abwesenheit anschreibt, sind Sie mit einer solchen Formulierung grundsätzlich auf der sicheren Seite.
2. Dank für die eingegangene Mail
Ein Dank für die eingehenden Mails ist zwar nicht zwingend erforderlich, hat sich aber aus Gründen der Höflichkeit fest etabliert. Ein kurzer Satz reicht aber. Die Formulierung "Vielen Dank für Ihre Nachricht" gilt diesbezüglich als Klassiker. Es sind aber auch kreativere Lösungen möglich.
3. Die Abwesenheitszeit konkret benennen
Dies stellt für sich erst einmal die wichtigste Information dar. Wann ist die jeweils abwesende Person wieder erreichbar und reagiert auf die Mails, um Anfragen und Anliegen zu klären. Diesbezüglich müssen Sie auf den Punkt formulieren, sodass keine Missverständnisse entstehen können. Beispiel: "Ich bin ab dem 31. November 2021 ab acht Uhr wieder zu erreichen".
Ob Sie dabei den Grund für Ihre Abwesenheit mitliefern, bleibt Ihnen selbst überlassen. In der Mehrzahl der Fälle ist es allerdings empfehlenswert, auf eine solche Information zu verzichten. Je nach Anlass der Abwesenheit können Sie ansonsten mit den Datenschutzgesetzen und -richtlinien kollidieren.
4. Ansprechpartner bzw. Vertretungen vorstellen
Haben Sie eine Weiterleitung an eine Vertretung organisiert, darf diese Information auf keinen Fall in Ihrer Abwesenheitsnotiz fehlen. Auf diese Weise erfährt der Absender konkret, was mit seiner gesendeten E-Mail und seiner Anfrage bzw. seinem Anliegen passiert. Sie haben hier die Wahl. So können Sie im Rahmen der Abwesenheitsnotiz dem Empfänger zum Beispiel mitteilen, dass die E-Mail nicht weitergeleitet wird und erst nach Ihrer Rückkehr von Ihnen bearbeitet wird. Gibt es aber eine Vertretung, verweisen Sie auf diesen Ansprechpartner zwecks Kontaktaufnahme. Sollten die E-Mails nicht weitergeleitet werden, ist ein Zusatz besonders relevant.
Um Ihre Geschäftspartner und Kunden in dringenden Fällen nicht im Regen stehenzulassen, sollten Sie zusätzlich einen Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten nennen. Dadurch muss ein dringendes Anliegen nicht unnötig lange auf Erledigung bzw. Bearbeitung warten. Eine typische Formulierung lautet in diesem Fall: "Frau/Herr XXX steht Ihnen in dringenden Fällen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung."
5. Schlussformel formulieren
Eine Abwesenheitsnotiz benötigt ebenso wie eine geschäftliche Kommunikation immer einen höflichen Abschluss. Dies realisieren Sie mithilfe einer Schlussformel. Haben Sie eine Schlussformel bereits in der Signatur hinterlegt, kann sie ganz einfach automatisch generiert werden. Ansonsten müssen Sie die Schlussformel komplett neu formulieren.