Urlaub richtig vorbereiten - die Basis für echte Entspannung
Veröffentlicht am 16.12.2021
Ob am Strand und Meer, in den Bergen oder in der Stad - Urlaub, die schönste Zeit des Jahres, bedeutet immer: Entspannung, Erholung, Wegfahren und einfach nur Spaß. Ein Strandurlaub oder auch ein Aktiv-Urlaub lässt Sie den stressigen Berufsalltag vergessen. Die Urlaubsvorbereitung nimmt dabei einen sehr hohen Stellenwert ein. Passt die Vorbereitung nicht, wird aus Lust schnell Frust.
Ihre persönliche Checkliste für einen unbeschwerten und entspannten Urlaub
Sie sollten mit einigen Vorbereitungen bereits einige Wochen vor Reiseantritt beginnen. Mit anderen Vorbereitungen können Sie bis wenige Tage vor Urlaubsbeginn warten. Es gibt aber auch Reisevorbereitungen, die Sie unmittelbar vor Beginn der Reise auf dem Schirm haben sollten. Demnach lässt sich eine gezielte Urlaubsvorbereitung in drei Phasen einteilen.
1. Urlaubsvorbereitung mehrere Wochen vor Urlaubsbeginn
- überprüfen Sie die Gültigkeit der erforderlichen Dokumente (Ausweis, Kreditkarten etc.)
- die jeweiligen Einreisebestimmungen studieren; gegebenenfalls Impfungen vornehmen und Visa beantragen
- die Bedingungen für das Reisen mit Kindern überprüfen
- es kann ratsam sein, eine Auslandsversicherung abzuschließen
2. Urlaubsvorbereitung einige Tage vor Urlaubsbeginn
- Reiseapotheke auffüllen
- eine Packliste für den Koffer erstellen; Basis für die Auswahl stellen die klimatischen Verhältnisse in Urlaubsland sowie die kulturellen Gebräuche und Sitten dar.
- die passenden Koffer auswählen und platzsparend packen
- spezielle Reisevorbereitungen für Urlaub mit Kindern treffen (Spiele, Bücher etc.)
- eventuell Bargeld von der Bank holen oder Währungen tauschen
3. Urlaubsvorbereitung unmittelbar vor Reiseantritt
- Kühlschrank entleeren und bei längerer Abwesenheit ausstellen
- Müll entleeren
- Handgepäck gesondert bereithalten
- Heizung und Wasser abstellen
- Reiseunterlagen final prüfen
Urlaub und Job - Ihre Abwesenheit frühzeitig und gezielt vorbereiten
Gerade im Urlaub sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Privatleben und Job sauber getrennt werden. Mithilfe von urlaubsvorbereitenden Maßnahmen beugen Sie hier gezielt Nachfragen und damit der beruflich motivierten Kontaktaufnahme durch Kollegen und Vorgesetzten vor. Zwar sind laut einer aktuellen Studie von Bitkom rund 70 Prozent der Beschäftigten auch im Urlaub beruflich ansprechbar.
Ob ein Telefonanruf, eine Benachrichtigung via E-Mail oder Mitteilungen per Kurznachricht über SMS, WhatsApp oder zum Beispiel iMessage - Experten weisen diesbezüglich aber daraufhin, dass diese Erreichbarkeit die Entspannung und Erholung im Urlaub negativ beeinflusst. Um einen beruflich bedingten Kontakt während Ihres Urlaubs zu vermeiden, sollten Sie bereits etwa zwei Wochen vor Urlaubsbeginn entsprechende Vorbereitungen treffen.
Frühzeitig realisierte Massnahmen stellen einen entscheidenden Faktor dar
Ganz wichtig ist vor allem die korrekte und rechtzeitige Übergabe Ihrer Aufgaben an die jeweilige Urlaubsvertretung. In der Regel bestimmt Ihr Chef, wer Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit übernimmt. Sie können aber auch selbst tätig werden und eine Urlaubsvertretung vorschlagen. Häufig stellt es auch eine sehr gute Lösung dar, die durch Ihren Urlaub anfallende Mehrarbeiter auf mehrere Schultern zu verteilen.
Zudem sollten Sie die Übergabe stets frühzeitig in Angriff nehmen. Es reicht meistens, wenn Sie Ihre Arbeitskollegen etwa eine bis zwei Wochen vor Urlaubsantritt von Ihrer Abwesenheit informieren. Dadurch vermeiden Sie sowohl für sich selbst als auch für die Urlaubsvertretung unnötigen Stress. Denn so lassen sich alle relevanten Informationen austauschen und etwaige Fragen bereits im Vorfeld abklären.
Übermitteln Sie Zugänge, Ansprechpartner und Dokumente
Stellen Sie diesbezüglich alle wichtigen Accounts bzw. Zugänge für Anwendungen, Tools, Plattformen oder auch Datenbanken bereit. Zudem sollten Sie eine Liste mit wichtigen Ansprechpartnern aufstellen. Dadurch kann Ihr Stellvertreter bei Bedarf zu den von Ihnen betreuten Geschäftspartnern und Kunden Kontakt aufnehmen. Wichtige Arbeitsdokumente lagern Sie bestenfalls an einem zentralen Ort, sodass der jeweilige Stellvertreter schnell Zugriff auf Verträge, Bestellungen und ähnliche Informationen hat.
Zu einer durchdachten Urlaubsvorbereitung gehört es ebenfalls, den eigenen Schreibtisch sowie den Desktop bzw. Ihren E-Mail-Posteingang aufzuräumen. Die Ordnung sorgt in diesem Fall für Transparenz und Übersichtlichkeit, was die korrekte Erledigung aller anfallenden Arbeiten für Ihre Urlaubsvertretung erleichtert. Bereiten Sie in diesem Zusammenhang die Übergabe schriftlich vor, lässt sich schnell erkennen, welche Aufgaben welche Priorität besitzen.
Abwesenheitsnotiz für Geschäftspartner und Kunden einrichten
Die Urlaubsvorbereitung beinhaltet aber nicht nur die organisierte Übergabe an Ihre Urlaubsvertretung, sondern auch eine entsprechende Mitteilung für Geschäftspartner, gegebenenfalls behördliche Institutionen und Kunden. Ratsam ist es hier, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account einrichten. Folgende Informationen sollten in der Abwesenheitsnotiz zu finden sein:
- die Dauer Ihrer urlaubsbedingten Abwesenheit
- genaue Angabe Ihrer Urlaubsvertretung (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.)
- der Hinweis, wie mit den eingehenden Mails umgegangen wird (Weiterleitung, Archivierung etc.)
- bei internationalen Kunden eine Abwesenheitsnotiz in englischer Übersetzung
Regeln Sie zudem, wer eingehende Telefonanrufe annimmt. Rein theoretisch können Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung auch eine Weiterleitung der Anrufe vereinbaren. Das steigert dann allerdings wieder den möglichen Stressfaktor im Urlaub. Daher sollte der telefonische Kontakt grundsätzlich über die jeweilige Urlaubsvertretung laufen. Alternativ können Sie auch feste Zeiten vereinbaren, zu denen Sie telefonisch im Urlaub erreichbar sind.
Sie sollten mit einigen Vorbereitungen bereits einige Wochen vor Reiseantritt beginnen. Mit anderen Vorbereitungen können Sie bis wenige Tage vor Urlaubsbeginn warten. Es gibt aber auch Reisevorbereitungen, die Sie unmittelbar vor Beginn der Reise auf dem Schirm haben sollten. Demnach lässt sich eine gezielte Urlaubsvorbereitung in drei Phasen einteilen.
1. Urlaubsvorbereitung mehrere Wochen vor Urlaubsbeginn
- überprüfen Sie die Gültigkeit der erforderlichen Dokumente (Ausweis, Kreditkarten etc.)
- die jeweiligen Einreisebestimmungen studieren; gegebenenfalls Impfungen vornehmen und Visa beantragen
- die Bedingungen für das Reisen mit Kindern überprüfen
- es kann ratsam sein, eine Auslandsversicherung abzuschließen
2. Urlaubsvorbereitung einige Tage vor Urlaubsbeginn
- Reiseapotheke auffüllen
- eine Packliste für den Koffer erstellen; Basis für die Auswahl stellen die klimatischen Verhältnisse in Urlaubsland sowie die kulturellen Gebräuche und Sitten dar.
- die passenden Koffer auswählen und platzsparend packen
- spezielle Reisevorbereitungen für Urlaub mit Kindern treffen (Spiele, Bücher etc.)
- eventuell Bargeld von der Bank holen oder Währungen tauschen
3. Urlaubsvorbereitung unmittelbar vor Reiseantritt
- Kühlschrank entleeren und bei längerer Abwesenheit ausstellen
- Müll entleeren
- Handgepäck gesondert bereithalten
- Heizung und Wasser abstellen
- Reiseunterlagen final prüfen
Urlaub und Job - Ihre Abwesenheit frühzeitig und gezielt vorbereiten
Gerade im Urlaub sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Privatleben und Job sauber getrennt werden. Mithilfe von urlaubsvorbereitenden Maßnahmen beugen Sie hier gezielt Nachfragen und damit der beruflich motivierten Kontaktaufnahme durch Kollegen und Vorgesetzten vor. Zwar sind laut einer aktuellen Studie von Bitkom rund 70 Prozent der Beschäftigten auch im Urlaub beruflich ansprechbar.
Ob ein Telefonanruf, eine Benachrichtigung via E-Mail oder Mitteilungen per Kurznachricht über SMS, WhatsApp oder zum Beispiel iMessage - Experten weisen diesbezüglich aber daraufhin, dass diese Erreichbarkeit die Entspannung und Erholung im Urlaub negativ beeinflusst. Um einen beruflich bedingten Kontakt während Ihres Urlaubs zu vermeiden, sollten Sie bereits etwa zwei Wochen vor Urlaubsbeginn entsprechende Vorbereitungen treffen.
Frühzeitig realisierte Massnahmen stellen einen entscheidenden Faktor dar
Ganz wichtig ist vor allem die korrekte und rechtzeitige Übergabe Ihrer Aufgaben an die jeweilige Urlaubsvertretung. In der Regel bestimmt Ihr Chef, wer Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit übernimmt. Sie können aber auch selbst tätig werden und eine Urlaubsvertretung vorschlagen. Häufig stellt es auch eine sehr gute Lösung dar, die durch Ihren Urlaub anfallende Mehrarbeiter auf mehrere Schultern zu verteilen.
Zudem sollten Sie die Übergabe stets frühzeitig in Angriff nehmen. Es reicht meistens, wenn Sie Ihre Arbeitskollegen etwa eine bis zwei Wochen vor Urlaubsantritt von Ihrer Abwesenheit informieren. Dadurch vermeiden Sie sowohl für sich selbst als auch für die Urlaubsvertretung unnötigen Stress. Denn so lassen sich alle relevanten Informationen austauschen und etwaige Fragen bereits im Vorfeld abklären.
Übermitteln Sie Zugänge, Ansprechpartner und Dokumente
Stellen Sie diesbezüglich alle wichtigen Accounts bzw. Zugänge für Anwendungen, Tools, Plattformen oder auch Datenbanken bereit. Zudem sollten Sie eine Liste mit wichtigen Ansprechpartnern aufstellen. Dadurch kann Ihr Stellvertreter bei Bedarf zu den von Ihnen betreuten Geschäftspartnern und Kunden Kontakt aufnehmen. Wichtige Arbeitsdokumente lagern Sie bestenfalls an einem zentralen Ort, sodass der jeweilige Stellvertreter schnell Zugriff auf Verträge, Bestellungen und ähnliche Informationen hat.
Zu einer durchdachten Urlaubsvorbereitung gehört es ebenfalls, den eigenen Schreibtisch sowie den Desktop bzw. Ihren E-Mail-Posteingang aufzuräumen. Die Ordnung sorgt in diesem Fall für Transparenz und Übersichtlichkeit, was die korrekte Erledigung aller anfallenden Arbeiten für Ihre Urlaubsvertretung erleichtert. Bereiten Sie in diesem Zusammenhang die Übergabe schriftlich vor, lässt sich schnell erkennen, welche Aufgaben welche Priorität besitzen.
Abwesenheitsnotiz für Geschäftspartner und Kunden einrichten
Die Urlaubsvorbereitung beinhaltet aber nicht nur die organisierte Übergabe an Ihre Urlaubsvertretung, sondern auch eine entsprechende Mitteilung für Geschäftspartner, gegebenenfalls behördliche Institutionen und Kunden. Ratsam ist es hier, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account einrichten. Folgende Informationen sollten in der Abwesenheitsnotiz zu finden sein:
- die Dauer Ihrer urlaubsbedingten Abwesenheit
- genaue Angabe Ihrer Urlaubsvertretung (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.)
- der Hinweis, wie mit den eingehenden Mails umgegangen wird (Weiterleitung, Archivierung etc.)
- bei internationalen Kunden eine Abwesenheitsnotiz in englischer Übersetzung
Regeln Sie zudem, wer eingehende Telefonanrufe annimmt. Rein theoretisch können Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung auch eine Weiterleitung der Anrufe vereinbaren. Das steigert dann allerdings wieder den möglichen Stressfaktor im Urlaub. Daher sollte der telefonische Kontakt grundsätzlich über die jeweilige Urlaubsvertretung laufen. Alternativ können Sie auch feste Zeiten vereinbaren, zu denen Sie telefonisch im Urlaub erreichbar sind.