Kommunikationsregeln für geschäftliche E-Mails
Veröffentlicht am 04.11.2021
Mit dem elektronischen Schriftverkehr scheinen gute Manieren aus der Mode gekommen zu sein. Anrede und Grussformeln werden verkürzt oder fehlen vollständig, der Text wird schludrig getippt unter Missachtung von Rechtschreibung und Zeichensetzung. Wer solche E-Mails im Geschäftsverkehr verschickt, schadet seinem Image als Mitarbeiter und erst recht dem des Unternehmens. Wie Sie das besser machen - das und mehr erfahren Sie hier!
E-Mail Knigge für Form und Inhalt
Die Seriösität einer E-Mail beginnt mit der E-Mail Adresse, die im Geschäftsbereich aus dem Vor- und Zunamen des Mitarbeiters oder seiner Kürzel, dem Unternehmensnahmen sowie dem Namen des E-Mail Providers besteht. Pseudonyme oder Abkürzungen haben im Geschäftsleben nichts zu suchen und sollten der privaten Kommunikation vorbehalten sein. Darüber hinaus sollten Sie bei geschäftlichen E-Mails auf diese Punkte achten:
1. Die Betreffzeile ist eine kompakte Zusammenfassung des Inhalts der Nachricht. Das bedeutet, dass der Empfänger anhand des Betreffs mit einem Blick erkennen sollte, worum es sich handelt. Das macht es ihm übrigens auch leichter, E-Mails später zu archivieren.
2. Sprechen Sie den Empfänger korrekt mit seinem Namen an. Ist eine namentliche Anrede nicht möglich, bietet es sich an, die Adressaten mit "sehr geehrte Damen und Herren" anzusprechen. Das gilt insbesondere dann, wenn eine gewisse Distanz gewünscht ist. Bei einem höheren Grad an Vertrautheit können Sie den Empfänger auch salopper mit "hallo" oder "lieber/liebe" ansprechen.
3. Geschäftliche Nachrichten sollten sich auf das Wesentliche beschränken und so kurz wie möglich gehalten werden. Bedenken Sie die Flut von E-Mails, mit der Sie tagtäglich überschwemmt werden. Kommen Sie deshalb schnell zum Punkt und verpacken Sie die Informationen in wenigen Sätzen, wobei Höflichkeit und Präzision nicht zu kurz kommen dürfen.
4. Unverzichtbar ist die Grussformel am Ende einer Nachricht, bei der Sie nicht mit Abkürzungen agieren sollten. Das klingt kurz angebunden und ist deshalb wenig wertschätzend. Es ist eine Frage der Vertrautheit und des persönlichen Geschmacks, ob Sie sich mit "freundlichen Grüssen", "besten Grüssen", "herzlichen Grüssen" oder "Grüsse aus Stadt X" verabschieden. Wenn Sie Zeit sparen möchten, können Sie die Grussformel einfach in die Signatur schreiben.
5. Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichenfehler sind ein absolutes No-Go. Die meisten E-Mail Programme haben eine integrierte Rechtschreibprüfung. Ausserdem sollten Sie die Nachricht vor dem Absenden noch einmal durchlesen und auf Fehler überprüfen. Eine mit Fehlern behaftete E-Mail wirft ein schlechtes Licht auf den Absender und erst recht auf das Unternehmen. Mit Fehlern riskieren Sie einen Imageverlust und auch, dass Sie als Unternehmer nicht ernst genommen werden.
6. Sofern es möglich ist,, verzichten Sie auf Anhänge. Sie kosten Zeit und machen es nicht möglich, den Inhalt einer E-Mail schnell zu erfassen. Ausserdem lesen viele Adressaten den Anhang nicht. Deshalb sollten Sie versuchen, alle wichtigen Inhalte in der E-Mail unterzubringen. Lässt sich ein Anhang nicht vermeiden, sollte er so kompakt wie möglich und nicht grösser als fünf Megabyte sein. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die E-Mail den Adressaten nicht erreicht.
7. Die Abkürzung "CC" bedeutet wörtlich übersetzt "carbon copy". Hier tragen Sie die Personen ein, die eine Kopie der E-Mail zur Kenntnisnahme oder Information erhalten sollen, von denen Sie jedoch keine Antwort erwarten. Die unnötige Versendung von Kopien wirkt unseriös und weckt Zweifel an Ihrer Diskretion. Das zumindest könnten die Empfänger denken, wenn die E-Mail an zahlreiche Personen in Kopie verschickt wird. Zweifel an Ihrer Seriösität kommen auch auf, wenn Sie das Feld "BC" verwenden, was für "blind copy" steht. Das bedeutet, dass die Empfänger nicht wissen, wer die Nachricht noch erhält.
8. Verzichten Sie auf Lesebestätigungen. Der Empfänger hat dadurch zusätzliche Arbeit, wenn er jede Nachricht bestätigen muss. Er fühlt sich ausserdem unter Druck gesetzt, antworten zu müssen. Ausserdem kann er sich des Gefühls nicht erwehren, dass Sie Ihren Kommunikationspartner kontrollieren wollen.
Die Mühe lohnt sich, E-Mails nach den genannten Regeln zu erstellen und zu verschicken. Der Empfänger fühlt sich wertgeschätzt, wenn Sie Nachrichten nicht hastig und schludrig tippen. Langfristig profitieren Sie davon. Denn hochwertige E-Mails wirken sich auf Ihre Beziehungen zu Kunden und Ihre Geschäftsbeziehungen positiv aus.