So gelingt eine professionelle Abwesenheitsnotiz
Veröffentlicht am 14.07.2025 von Fredy Pillinger, Verkaufsleiter - Bildquelle: Getty Images
Ob Sommerferien, Elternzeit oder eine internationale Konferenz – es gibt viele Gründe, weshalb Mitarbeitende zeitweise nicht erreichbar sind. Solche Abwesenheiten sind völlig normal, können aber zu Schwierigkeiten führen, wenn wichtige Anliegen unbeantwortet bleiben. Eine klar formulierte Abwesenheitsnotiz schafft hier Abhilfe und sorgt für Transparenz im beruflichen Alltag.
Was eine gute Abwesenheitsnotiz ausmacht
Die Abwesenheitsnotiz wird als automatische E-Mail-Antwort eingerichtet. Die meisten Mailprogramme bieten diese Funktion standardmässig an. So erhalten Kundinnen, Geschäftspartner und interne Kontakte eine direkte Rückmeldung und wissen, dass es zu Verzögerungen kommen kann.
Eine wirkungsvolle Abwesenheitsmeldung sollte folgende Elemente enthalten:
Eine Abwesenheitsnotiz sollte stets sachlich und respektvoll formuliert sein. Allzu lockere oder ironische Botschaften wirken schnell unprofessionell. Eine leichte, positive Note kann sympathisch wirken – sofern sie zur Unternehmenskultur passt. In kreativen Branchen wie Design oder Medien ist mehr Spielraum erlaubt als im Finanzwesen oder in der Verwaltung.
Tipp: Vermeiden Sie saisonale Bezüge, die nicht zum aktuellen Zeitpunkt passen – etwa Weihnachtsgrüsse mitten im Sommer. Damit bleiben Ihre automatischen Antworten stets zeitgemäss und glaubwürdig.
Die Abwesenheitsnotiz wird als automatische E-Mail-Antwort eingerichtet. Die meisten Mailprogramme bieten diese Funktion standardmässig an. So erhalten Kundinnen, Geschäftspartner und interne Kontakte eine direkte Rückmeldung und wissen, dass es zu Verzögerungen kommen kann.
Eine wirkungsvolle Abwesenheitsmeldung sollte folgende Elemente enthalten:
- Einen aussagekräftigen Betreff, z. B. „Abwesenheit vom 8. bis 26. Juli“
- Eine kurze, höfliche Anrede und ein Dank für die Nachricht
- Den Zeitraum Ihrer Abwesenheit mit klarer Angabe des letzten und ersten Arbeitstags
- Informationen zum Umgang mit E-Mails: Werden Nachrichten gespeichert oder weitergeleitet? Gibt es eine Vertretung?
- Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson für dringende Anliegen
- Ein freundlicher Abschluss mit passender Grussformel
Eine Abwesenheitsnotiz sollte stets sachlich und respektvoll formuliert sein. Allzu lockere oder ironische Botschaften wirken schnell unprofessionell. Eine leichte, positive Note kann sympathisch wirken – sofern sie zur Unternehmenskultur passt. In kreativen Branchen wie Design oder Medien ist mehr Spielraum erlaubt als im Finanzwesen oder in der Verwaltung.
Tipp: Vermeiden Sie saisonale Bezüge, die nicht zum aktuellen Zeitpunkt passen – etwa Weihnachtsgrüsse mitten im Sommer. Damit bleiben Ihre automatischen Antworten stets zeitgemäss und glaubwürdig.