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Kompetenz ausstrahlen - Mit exzellenten Umgangsformen punkten

Veröffentlicht am 18.03.2021
Kompetenz ausstrahlen - Mit exzellenten Umgangsformen punkten
Gute Manieren machen das Miteinander im Unternehmen für Teams und Vorgesetzte leichter und freundlicher. Dazu kommt: Wenn Sie sich gut zu benehmen wissen, hat das grossen Einfluss auf Ihre persönliche Karriere. Als Mitarbeiter profitieren Sie davon, dass man Ihnen persönlich und fachlich mehr Vertrauen schenkt. Es lohnt sich, die wichtigsten Knigge-Regeln für Unternehmen zu kennen und zu beherzigen.
Benimmregeln fürs Büro 
  • Wenn Sie stets pünktlich sind, wirken Sie strukturiert, respektvoll und professionell. Eventuelle Verspätungen sollten Sie frühzeitig mitteilen und sich entschuldigen. 
  • Ein gepflegtes Äusseres, saubere Kleidung und gute Körperhygiene gehören zu den Selbstverständlichkeiten, ganz besonders dann, wenn Sie Ihre Firma nach aussen vertreten. 
  • Betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz als Visitenkarte. Ein unordentlich aussehender Schreibtisch führt schnell zu Rückschlüssen auf Ihre Arbeitsweise. 
  • Der Umgang mit Ihren Kollegen, Vorgesetzten und Kunden sollte höflich, rücksichtsvoll, taktvoll und von Respekt geprägt sein. Besserwisserei wirkt genauso unangenehm wie ein rauer Umgangston.
  • Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen, entschuldigen Sie sich zeitnah. So zeigen Sie eine wertschätzende und souveräne Haltung. 
Nähe und Distanz - Wann ist Duzen erlaubt? 
  • Duzen Sie Ihre Vorgesetzten und Teamkollegen erst, wenn diese Ihnen das Du anbieten. Auch in einem jüngeren Unternehmen, in dem flache Hierarchien gelten, sollten Sie diese Regel beherzigen. Selbst wenn Ihnen vom Vorgesetzten, dass Du angeboten wird, sollten Sie sich auf keinen Fall kumpelhaft verhalten. Die berufliche Rangordnung besteht weiterhin. 
  • Ihrem Vorgesetzten gegenüber ist Loyalität angebracht, auch Ihren Kollegen gegenüber. Genauso wichtig ist es, sich aus Klatsch und Tratsch herauszuhalten und sich nicht an Mobbing zu beteiligen. 
  • Eine Betriebsfeier ist eine Veranstaltung Ihrer Firma. Alle Verhaltensregeln, die fürs Büro ratsam sind, sollten Sie auch bei betrieblichen Feiern einhalten. Ihr Umgang mit Ihren Vorgesetzten sollte professionell bleiben, Vertraulichkeiten sind tabu. Zeigen Sie auch in diesem Kontext ein souveränes Verhalten, vermeiden Sie möglichst Alkoholkonsum und halten Sie sich auch beim Buffet zurück. 
 Wer grüsst wen zuerst? 
  • Der Rangniedere grüsst zuerst den Ranghöheren, wartet aber mit dem Händedruck, bis der Ranghöhere die Hand ausstreckt. Bei Gleichrangigen gehört es sich, zuerst die ältere Person zu begrüssen. Bei ungefähr gleichaltrigen Personen wird zuerst die Frau begrüsst, Gäste stehen in der Reihenfolge prinzipiell ganz vorne. 
  • Wenn Ihnen die Rangfolge nicht ganz klar ist, können Sie sich mit einem sehr freundlichen "Ich fange mal hier an" aus der Situation retten. Damit beweisen Sie allemal Souveränität. 
Wie stellen Sie sich und andere richtig vor? 
  • Sich selbst stellen Sie mit Ihrem vollen Namen und Ihrer Funktion vor. Der Rangniedere stellt dem Ranghöheren unbekannte Personen vor, und zwar mit deren Namen und Funktion. Besitzt eine vorgestellte Person mehrere akademische Titel, nennen Sie in der Anrede den höchsten Titel. 
  • Studieren Sie die Visitenkarte Ihres Gegenübers einige Sekunden lang mit Interesse und legen Sie diese sorgsam zu Ihren Unterlagen. Anschliessend überreichen Sie Ihre eigene Visitenkarte. 
Wie empfangen Sie Gäste? 
  • Die Höflichkeit gebietet es, einen Gast persönlich am Empfang abzuholen. Bitten Sie ihn abzulegen und bieten Sie ihm ein Getränk an. Nach einem kurzen Small Talk können Sie zu den geschäftlichen Themen kommen. 
  • Nach dem Meeting sollten Sie Ihren Gast bis zum Ausgang begleiten und ihn dort verabschieden.  
Gespräche führen 
Beim Small Talk gehören unverfängliche Themen aufs Programm wie etwa Wetter, Hobbys, Kultur und Sport. Themen wie Religion oder Politik könnten Dissonanzen auslösen und sind nicht geeignet. 
  • Ein räumlicher Abstand zu Ihrem Gesprächspartner von mindestens 60 Zentimetern ist wichtig. Sonst könnte sich Ihr Gegenüber bedrängt fühlen. 
  • Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort, sollte es ihnen doch einmal passieren, entschuldigen Sie sich höflich. 
  • Kritik sollten Sie sachlich und konstruktiv formulieren, und zwar immer unter vier Augen. Einen Mitarbeiter oder einen Kollegen vor anderen blosszustellen, sollten Sie unbedingt vermeiden. 
  • Mit Ironie heisst es vorsichtig umzugehen. Nicht alle Menschen haben denselben Humor. Eine gute Idee ist es, eine Anekdote zu erzählen, in der eine kleine Schwäche Ihrerseits vorkommt. So wirken Sie souverän. 
  • Gibt es mit einem Kollegen einen Konflikt, verlassen Sie am besten den Raum, oder - je nach Kontext -, bitten Sie ihn, den Raum zu verlassen. 
Telefon-Regeln 
  • Der Klingelton Ihres Telefons sollte angemessen dezent sein, sodass andere sich nicht gestört fühlen. Das Privathandy muss im Büro ausgeschaltet oder zumindest auf lautlos gestellt werden. Private Telefonate sollten auf das Allernotwendigste beschränkt bleiben und in einem anderen Raum stattfinden. 
  • Bei Gesprächen oder Meetings bleibt das Diensthandy ausgeschaltet, Gespräche sollten nur im Notfall angenommen werden. In diesem Fall entschuldigen Sie sich für die Unterbrechung. Zum Telefonieren gehört es sich, den Raum des Meetings zu verlassen. 
Interkulturelle Umgangsformen 
Vor einem geschäftlichen Aufenthalt im Ausland sollten Sie sich über die dortige Business-Etikette und weitere landesspezifische Umgangsformen informieren. Wenn Sie sich gut vorbereiten und vermeidbaren Missgeschicken vorbeugen, signalisieren Sie Wertschätzung für Ihre Gastgeber und vermitteln ein gutes Bild Ihres Unternehmens im Ausland. 
  • Gästen aus dem Ausland sollten Sie den Aufenthalt besonders angenehm machen und ihnen bei der Etikette entgegenkommen. Vermeiden Sie es, die eigene Kultur in den Vordergrund zu stellen oder anderen Kulturen negative Bewertungen zuzuschreiben, und zeigen Sie sich neuen Verhaltensweisen gegenüber offen. 
Höflichkeit und Fairness - Der rote Faden aller Benimmregeln 
Letztendlich gilt: Gehen Sie mit Ihren Kollegen, Vorgesetzten und Kunden freundlich um und tragen Sie zu einem guten Arbeitsklima bei. Nehmen Sie wahr, was in Ihrem Umfeld geschieht. Die richtigen Umgangsformen sind nicht in Stein gemeißelt und können von Firma zu Firma variieren. Als Berufsanfänger sollten Sie sich zur Sicherheit zunächst unbedingt an die allgemeine Benimm-Etikette halten.