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Outsourcing - Definition, Funktionsweise und Einsatzbereiche

Veröffentlicht am 01.02.2021
Outsourcing - Definition, Funktionsweise und Einsatzbereiche
Outsourcing steht für eine Unternehmensstrategie, bei der einzelne Teilbereiche oder Geschäftsprozesse an spezialisierte Dienstleister und Zulieferer ausgelagert werden, statt sie im eigenen Betrieb zu erbringen. Häufig können dadurch Betriebskosten für bestimmte Produktions- und Entwicklungssegmente gesenkt werden. Auf jeden Fall unterstützt Outsourcing Unternehmen bei der Fokussierung auf ihr Kerngeschäft.
Der Begriff Outsourcing setzt sich zusammen aus drei Komponenten, die aus der englischen Sprache stammen: outside = außen, resources = Quellen und using = nutzend. Dadurch ergibt sich im Deutschen die Bedeutung: externe Quellen oder Ressourcen nutzend. 
 
So funktioniert Outsourcing 
Beim Outsourcing werden Spezialisten auf ihrem Gebiet beauftragt, einzelne Dienstleistungen oder Produktionsschritte zu übernehmen. Dadurch werden sie in einem gewissen Masse in die Abläufe und die Organisation des beauftragenden Unternehmens eingebunden. Paradebeispiele sind zum einen die Autoindustrie, in der jeder Hersteller zahlreiche Komponenten von einer großen Zahl an Zulieferern bezieht, zum anderen die IT-Branche. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen lassen Ihre IT-Infrastruktur von externen Diensteistern betreuen.
 
Ausgelagert werden aber durchweg nur Sekundärfunktionen, während Kernkompetenzen und Schlüsseltechnologien immer beim beauftragenden Unternehmen verbleiben.
 
Durch die Digitalisierung und Automatisierung innerhalb der Wertschöpfungskette ist Outsourcing heute deutlich leichter zu realisieren und transparenter zu gestalten als noch vor zwei oder drei Jahrzehnten.
 
Welche Bereiche werden bevorzugt ausgelagert? 
Nicht zuletzt dank moderner, digitaler Techologien sind die Möglichkeiten für Outsourcing in den letzten Jahren rasant angewachsen, so dass die Auslagerung von Arbeitsprozessen immer unkomplizierter wird. Just-in-Time-Lieferungen von Komponenten für die Autoindustrie durch Logistikunternehmen oder die vollständige Betreuung von IT-Infrastrukturen durch IT-Dienstleister sind heute gang und gäbe. Weitere, besonders typische Aufgaben für Drittunternehmen sind: 
  • Steuerberatung und Buchhaltung
  • Kunden- und Außendienst
  • Marketingmassnahmen und Medienerstellung (Web- und Grafikdesign, Werbetexte, Social-Media-Marketing, SEO etc.)
  • Logistik und Reise-Organisation
  • Catering, Gebäudereinigung, Versorgungsleistungen allgemein 
 
Welche Outsourcing-Dienstleister gibt es? 
Einzelpersonen, kleine und mittlere Betriebe wie Werbeagenturen, Steuerberater, Designer, IT-Spezialisten und andere Freiberufler gehören zu den typischen Dienstleistern im Segment Outsourcing. Unter großen Unternehmen sind es zum Beispiel Logistikfirmen, die für andere Firmen zum Teil sämtliche Transporte übernehmen.
 
Durch digitale Kommunikationsmöglichkeiten können vor allem Freiberufler im Grunde von jedem Ort der Welt aus arbeiten. Allerdings herrscht unter diesen "Digitalnomaden" ein hoher Wettbewerbsdruck durch Konkurrenz aus Billiglohnländern oder durch Plattformen, die Aufträge vermitteln und oft nur geringe Stundensätze zahlen.
 
Welche Formen des Outsourcing gibt es? 
Werden Tätigkeiten an Dritte ausgelagert, die zuvor selbst erbracht wurden, spricht man von Business Process Outsourcing (Geschäftsprozessauslagerung). Unternehmensinternes Outsourcing findet statt, wenn Bereiche an neu zu gründende Tochterunternehmen vergeben werden. Knowledge Process Outsourcing ist die Auslagerung von komplexen und hochspeziellen Aufgaben, die im eigenen Unternehmen zuvor nicht bearbeitet oder auch nicht beherrscht wurden. Die Vergabe von Aufträgen an ausländische Dienstleister bezeichnet man als Offshore Outsourcing oder Offshoring. Outservicing schließlich ist die Auslagerung von Call-Center-Tätigkeiten, Kunden- oder Außendienst.
 
Wann und für wen lohnt sich Outsourcing? 
Outsourcing dient dem Zweck, dass auslagernde Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen beschränken und Betriebskosten senken können. Um lohnenswert zu sein, sollte die Kostenerparnis bei mindestens 20 Prozent liegen. Oft werden auch qualitative Vorteile angestrebt, weil spezialisierte Dienstleister bestimmte Arbeiten besser und schneller erledigen können. Bevor es zu einer langfristigen Zusammenarbeit kommt, vergeben auslagernde Unternehmen zunächst oft Testaufträge.
  
Vorteile von Outsourcing im Überblick 
  • Win-Win-Situation, da der Auftraggeber Zeit und Kosten spart, der Auftragnehmer mehr Umsatz generiert
  • Qualitätsgewinn für den Auftraggeber bei Dienstleistungen oder Produktkomponenten durch spezialisierte Auftragnehmer
  • Verschlankung von Geschäfts- und Produktionsprozessen
  • Effizienzgewinn, bessere Verteilung personeller und finanzieller Ressourcen
  • flexibleres Reagieren auf unterschiedliche Auftragslagen möglich 
 
Nachteile von Outsourcing im Überblick 
  • (teilweiser) Verlust von Schlüsseltechnologien und Kernkompetenzen
  • eventuell Kontrollverlust über Geschäftsgeheimnisse und Unternehmens- und Kundendaten
  • Abhängigkeit vom Dienstleister
  • Qualitative Einbussen, wenn der Auftragnehmer mangelhafte Arbeit leistet
  • Mehraufwand bei der Kommunikation, vor allem bei ausländischen Auftragnehmern, die durch Zeitverschiebung andere Arbeitszeiten haben
  • Schwierigkeiten mit Sprache, Kultur und Arbeitsmentalität bei ausländischen Dienstleistern
 
Outsourcing in Franchise-Systemen 
Outsourcing-Formen in Franchise-Unternehmen sind zu einem Grossteil intern. Hier übernimmt die Systemzentrale zahlreiche Aufgaben für die angeschlossenen Franchisenehmer. Dazu zählen bei der Existenzgründung eines Partners Unterstützung bei Business-Plänen, Finanzkonzepten und Bankgesprächen.
 
Weiterhin bieten Franchisegeber die Übernahme administrativer Aufgaben an. Hierunter fallen Marketing und Werbung, Schulungen und Fortbildungen, Buchhaltung, Kundengewinnung, Wareneinkäufe, Controlling oder Tagungsorganisation.
 
Franchise-Zentralen können aber auch Aufgaben an Drittfirmen auslagern, etwa an Anwaltskanzleien für das Ausarbeiten der Franchise-Verträge, an Werbeagenturen, Steuerberater usw. Dadurch können sie sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wie beispielsweise den Vertrieb oder die Qualitätssicherung.