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Zeitmanagement aus Prinzip - warum sollte man dabei festen Regeln folgen?

Veröffentlicht am 04.07.2024 von Marcel Penn, Marketing- & Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Der Feind eines erfolgreichen Zeitmanagements ist die Ablenkung. Sie möchten diese vermeiden und effektiv vorankommen? Dann ist eine effektive Strukturierung von Arbeitsaufgaben und ein routiniertes Abarbeiten notwendig. Nutzen Sie die folgenden Tipps.
Kennen Sie das Pareto-Prinzip?

Nutzen Sie das Pareto-Prinzip, um die anliegenden Aufgaben zu sortieren. Diese Methode ist nach Vilfredo Pareto benannt. Der italienische Wirtschaftswissenschaftler hob hervor, dass Aufgaben mit unterschiedlich hohem Aufwand verbunden sind. Seine überraschende Beobachtung: Meist kann mit 20 Prozent an Energie bereits 80 Prozent des Gesamtvorhabens erledigt werden. Für die restlichen Aufgaben sind umgekehrt 80 Prozent an Einsatz notwendig. Sie möchten effizient arbeiten? Dann sind zwei Dinge entscheidend: Priorisieren Sie die Aufgaben und fangen Sie mit den richtigen an!

Wie strukturiert man seinen Arbeitsalltag?

Sortieren Sie als erstes alle Aufgaben. Dazu notieren Sie diese auf Karten, in Listen oder in einer Zeitmanagement-App. Tools wie Evernote, Wunderlist oder Todoist können Ihnen dabei helfen. Behalten Sie sowohl Fristen und die Wichtigkeit einer Aufgabe im Blick. Ausserdem ist es entscheidend, dass Sie den damit verbundenen Aufwand kennen. Sie haben die Ordnung vorgenommen? Dann teilen Sie die Aufgaben den passenden Zeitfenstern zu.

Wie legt man seine Arbeitsphasen fest?

Sie haben die Aufgaben priorisiert? Wunderbar, dann können Sie in den Tag starten. Beginnen sollten Sie diesen mit einer Phase, in der sie eine Reihe einfacher Aufgaben schnell abarbeiten. Diese Phase wirkt motivierend. Sie führt Ihnen vor Augen, dass Sie bereits produktiv waren. Lassen Sie anschliessend eine Pause folgen.

Danach starten Sie in eine Phase, die konzentriertes Arbeiten erfordert. Hier erledigen Sie Aufgaben, die mit mehr Aufwand verbunden sind. Da dafür Konzentration notwendig ist, sollten Sie Ablenkung unbedingt vermeiden. Ein perfektes Muster für die Einteilung von Phasen gibt es nicht. Diese sollten sich an Ihren individuellen Bedürfnissen und am Tagesablauf orientieren. Sie sollten also selbst herausfinden, in welchem Rhythmus sie gut durch den Tag kommen.

Warum sind feste Regeln so wichtig?

Für effektives Arbeiten ist es entscheidend, dass Sie feste Routinen entwickeln. Insofern können Sie den Arbeitsalltag unterschiedlich strukturieren. Sie können sich an verschiedenen Methoden orientieren. In jedem Fall sollten Sie jedoch einem festen Ablauf folgen. Gewohnheiten sind wie ein sicheres Geländer am Rande eines Weges. Sie können an diesem entlanglaufen, ohne dass Sie sich Gedanken über jeden einzelnen Schritt machen müssen. In einer eingespielten Zeitmanagement-Struktur werden Sie eine Fülle von Aufgaben effizient abarbeiten, ohne dass Sie sich überlastet fühlen.