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Wie hilft digitales Dokumentenmanagement in Unternehmen?

Veröffentlicht am 02.11.2023 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Mancher HR-Mitarbeiter wird das digitale Dokumentenmanagement noch mit Skepsis betrachten. Doch diese Skepsis wird mit zunehmender Übung und dem Beherrschen der Funktionalitäten rasch schwinden. Denn schon bald wird er merken, welch erhebliches Potenzial in automatisierten Dokumentenprozessen steckt. Insoweit stehen Personalabteilungen nicht nur vor einem Wandel, sondern auch vor grossen Chancen.
Die Situation in HR-Abteilungen

Bei den jüngeren Generationen X und Y ist der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten besonders
ausgeprägt. Aufgrund des Fachkräftemangels werden flexible Arbeitsmodelle für Unternehmen zu
einem Schlüsselfaktor. Er wird mit darüber entscheiden, ob es Ihnen gelingt, sich als attraktiven
Arbeitgeber zu positionieren. Und davon wird wiederum abhängen, ob Sie im Wettbewerb mit anderen Unternehmen um die besten Fachkräfte bestehen. Tatsächlich spitzt sich dieser sogenannte War for Talents zu. HR-Abteilungen stehen in der Verantwortung, passende Mitarbeiter zu suchen, zu finden sowie im Idealfall einzustellen und im Unternehmen zu halten. Das allein ist eine grosse Herausforderung.

Die wird jedoch noch getoppt durch die Tatsache, dass HR-Abteilungen selbst unter massivem
Personalmangel leiden. Schon jetzt werden händeringend HR-Spezialisten gesucht, und diese Situation wird sich noch zuspitzen. Das bedeutet, dass HR-Abteilungen mit weniger Mitarbeitern auskommen müssen, gleichzeitig jedoch wachsenden Anforderungen gegenüberstehen. Das eigentliche Recruiting, die Bindung der Mitarbeiter und ihre Entwicklung werden in Zukunft immer wichtiger für den Erfolg eines Unternehmens. Insoweit ist das digitale Dokumentenmanagement genau der Faktor, der die Prozesse in HR-Abteilungen automatisiert und damit beschleunigt, sodass HR-Mitarbeiter entlastet werden und sich auf das Kerngeschäft - die Mitarbeiter - konzentrieren können.

Gestalten von HR-Prozessen mit dem digitalen Dokumentenmanagement

Sämtliche HR-Prozesse können mit dem digitalen Dokumentenmanagement abgewickelt werden, hier einige Beispiele:

1. Onboarding neuer Mitarbeiter: Das digitale Onboarding ist neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung behilflich, ohne dass Offline-Komponenten zum Einsatz kommen, zum Beispiel Mappen. Ziel ist, neue Mitarbeiter in unternehmensinterne Prozesse einzubinden sowie ihnen Arbeitsabläufe und soziale Aspekte näher zu bringen. Der automatisierte Onboarding-Prozess ermöglicht eine schnelle und effiziente Integration in den Arbeitsalltag, ohne dass zusätzlicher Personalaufwand erforderlich ist.

2. Anwendung flexibler Arbeitsmodelle: Flexible Arbeitsmodelle sind nur möglich, wenn
HR-Mitarbeiter Zugriff auf die für ihre Arbeit notwendigen Daten haben. Auch hier hilft das
digitale Dokumentenmanagement, wobei die Zugriffsrechte an den jeweiligen HR-Mitarbeiter angepasst werden können. Tatsächlich sind flexible Arbeitsmodelle ohne Digitalisierung nicht machbar.

3. Führen von Personalakten: Die digitale Personalakte ist sozusagen das Kernstück des
Automatisierungsprozesses in HR-Abteilungen. Sie nimmt deshalb eine zentrale Position im
HR-Management ein, da in ihr weitere Dokumente in digitaler Form hinterlegt sind, zum Beispiel
Bewerbungsunterlagen oder Arbeitszeugnisse.

4. Ohnehin kämpfen HR-Mitarbeiter mit wachsenden Papierbergen. Sämtliche Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter müssen verschriftlicht werden. Das gilt zum Beispiel für Absprachen über die
Arbeitszeit und sonstige Vereinbarungen. Diese Dokumente sind deshalb wichtig, weil sie im Falle
einer aussergerichtlichen oder gerichtlichen Auseinandersetzung entscheidende Beweise sein können. Werden diese Dokumente digitalisiert, sind sie jederzeit abrufbar.

5. Noch immer gibt es Personalabteilungen, die HR-Dokumente mit Word oder Mitarbeiterlisten
beziehungsweise Gehaltslisten mit Excel erstellen. Das kostet viel Zeit und birgt rechtliche
Risiken, wenn es zum Beispiel zu Tipp- oder Übertragungsfehlern kommt. Auch diese Dokumente
lassen sich automatisiert erstellen, was eine enorme Entlastung für HR-Mitarbeiter bedeutet.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass das digitale Dokumentenmanagement heute und in Zukunft unverzichtbar sein wird. Und wenn Sie sich nun fragen, wie Sie die Prozessautomatisierung umsetzen sollen, dann beginnen Sie am besten mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Sie ist die Grundlage für alle weiteren Schritte, sodass Sie darauf aufbauen können.