Referenzauskunft: Keine Auskunft ohne Einverständnis des Bewerbers
Veröffentlicht am 06.01.2022
Arbeitszeugnisse müssen grundsätzlich positiv formuliert sein. Deshalb können sie in der Praxis nur bedingt aussagekräftig sein. Manche Arbeitgeber möchten deshalb Referenzauskünfte von früheren Arbeitgebern einholen, um ein möglichst rundes Bild von einem potenziellen Kandidaten zu bekommen. Doch ist das erlaubt? Wir sind dieser Frage nachgegangen.
Die Zulässigkeit von Referenzauskünften
Grundsätzlich sind Daten von Bewerbern sehr schützenswerte, weil sensible Personendaten, die strengen datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterliegen. Dementsprechend eng gesteckt ist der Rahmen für Referenzauskünfte, die nur mit Zustimmung des Bewerbers erteilt werden dürfen. Anderes gilt nur ausnahmsweise, wenn möglicherweise Straftaten im Raum stehen. Aber auch das ist heikel, weil eine Straftat nicht zwingend weitere Delikte nach sich ziehen muss. Umgekehrt kann der Arbeitnehmer einem Arbeitgeber auch die Erteilung von Referenzauskünften verbieten. Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber, wenn sie nur mit der ausdrücklichen Erlaubnis des Arbeitnehmers eine Referenzauskunft eines früheren Arbeitgebers einholen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich als Arbeitgeber bei Austritt des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen schriftlich bestätigen lassen, dass dieser mit der Erteilung von Referenzauskünften einverstanden ist. Auf diese Weise sind Sie gegenüber einem anfragenden neuen Arbeitgeber in einer rechtssicheren Position.
Auf welche Inhalte sich eine Referenzauskunft beziehen darf
Als möglicher neuer Arbeitgeber sind Sie zu einem sensiblen Umgang mit Bewerberdaten verpflichtet, was gleichermassen für den bisherigen Arbeitgeber gilt. Das bedeutet, dass nur solche Informationen erhoben und verarbeitet werden dürfen, die die Eignung des Bewerbers betreffen und einen direkten Zusammenhang zum Lebenslauf und zum Arbeitszeugnis aufweist. Nicht erlaubt sind Fragestellungen, die sich auf die politische Einstellung, familiäre Verhältnisse, die Religionszugehörigkeit oder die sexuelle Orientierung beziehen. Wichtige und sinnvolle Fragen konzentrieren sich hingegen auf die Leistung, die Motivation und die Fähigkeiten eines Arbeitnehmers. Im Rahmen der Referenzauskunft erlaubt sind ausserdem Fragen zum Verhalten des Arbeitnehmers, zu seinem Engagement und seiner Anpassungsfähigkeit.
Beispiele für Fragen im Zusammenhang mit der Referenzauskunft:
Natürlich ist es dem ehemaligen oder aktuellen Arbeitgeber erlaubt, sich über weitere positive Eigenschaften oder Verhaltensweisen seines Mitarbeiters zu äussern. Wichtig ist allerdings auch hier, dass gut gemeinte Ergänzungen möglicherweise falsch verstanden werden. Unzulässig sind vom Arbeitszeugnis abweichende negative Hinweise oder missverständliche Andeutungen.
Wer zur Referenzauskunft berechtigt ist
Die Referenzauskunft macht nur dann Sinn, wenn sie von einer Person erteilt wird, die Einblick in den Verlauf des Arbeitsverhältnisses und die den Arbeitnehmer am Arbeitsplatz erlebt hat. Im Idealfall erteilt der ehemalige Vorgesetzte die Referenzauskunft, der auch das Arbeitszeugnis ausgefertigt hat. Doch nicht immer ist das aufgrund einer hohen Fluktuation oder aus anderen Gründen gewährleistet. Dann muss eine andere Person die Referenzauskunft erteilen, die mitteilen sollte, dass sich ihre Auskunft allein auf Unterlagen über den Mitarbeiter stützt.
Umgekehrt darf eine Referenzauskunft beim ehemaligen Arbeitnehmer nicht von einem beliebigen Mitarbeiter eingeholt werden. Stattdessen sollte sie von einer Person in einer verantwortlichen Position gestellt werden, zum Beispiel vom zukünftigen Vorgesetzten des neuen Unternehmens oder von einem Personalverantwortlichen. Nicht zulässig ist, dass dies Mitarbeiter übernehmen, die aus eigenem Interesse und ohne Weisung des Arbeitgebers eine solche Auskunft einfordern. Das ist deshalb unzulässig, weil der Arbeitnehmer diesbezüglich sein Einverständnis nicht erteilt hat. Dementsprechend sollte der Arbeitnehmer frühere Arbeitskollegen oder Mitarbeiter nicht als Referenzpersonen benennen. Leicht könnte sich die erhoffte positive Auskunft ins Gegenteil verkehren. Deshalb sollten nur Führungskräfte zum Einholen und Abgeben einer Referenzauskunft ausgewählt werden.
Grundsätzlich sind Daten von Bewerbern sehr schützenswerte, weil sensible Personendaten, die strengen datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterliegen. Dementsprechend eng gesteckt ist der Rahmen für Referenzauskünfte, die nur mit Zustimmung des Bewerbers erteilt werden dürfen. Anderes gilt nur ausnahmsweise, wenn möglicherweise Straftaten im Raum stehen. Aber auch das ist heikel, weil eine Straftat nicht zwingend weitere Delikte nach sich ziehen muss. Umgekehrt kann der Arbeitnehmer einem Arbeitgeber auch die Erteilung von Referenzauskünften verbieten. Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber, wenn sie nur mit der ausdrücklichen Erlaubnis des Arbeitnehmers eine Referenzauskunft eines früheren Arbeitgebers einholen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich als Arbeitgeber bei Austritt des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen schriftlich bestätigen lassen, dass dieser mit der Erteilung von Referenzauskünften einverstanden ist. Auf diese Weise sind Sie gegenüber einem anfragenden neuen Arbeitgeber in einer rechtssicheren Position.
Auf welche Inhalte sich eine Referenzauskunft beziehen darf
Als möglicher neuer Arbeitgeber sind Sie zu einem sensiblen Umgang mit Bewerberdaten verpflichtet, was gleichermassen für den bisherigen Arbeitgeber gilt. Das bedeutet, dass nur solche Informationen erhoben und verarbeitet werden dürfen, die die Eignung des Bewerbers betreffen und einen direkten Zusammenhang zum Lebenslauf und zum Arbeitszeugnis aufweist. Nicht erlaubt sind Fragestellungen, die sich auf die politische Einstellung, familiäre Verhältnisse, die Religionszugehörigkeit oder die sexuelle Orientierung beziehen. Wichtige und sinnvolle Fragen konzentrieren sich hingegen auf die Leistung, die Motivation und die Fähigkeiten eines Arbeitnehmers. Im Rahmen der Referenzauskunft erlaubt sind ausserdem Fragen zum Verhalten des Arbeitnehmers, zu seinem Engagement und seiner Anpassungsfähigkeit.
Beispiele für Fragen im Zusammenhang mit der Referenzauskunft:
- Wie haben Sie den Arbeitnehmer in Erinnerung, was seine Leistungsfähigkeit und seine Motivation angeht?
- Ist der Arbeitnehmer ein Teamplayer oder eher ein Einzelkämpfer?
- Können Sie Auskunft zu den Stärken und Schwächen des Arbeitnehmers geben?
- Wie war sein Verhalten gegenüber Kunden, Vorgesetzten und Kollegen?
- Hat der Arbeitnehmer Führungsqualitäten oder eine Vorbildfunktion eingenommen?
- Was war der Grund für den Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen?
- Zeigt der Mitarbeiter eine kontinuierlich gute Leistung, oder ist sie von Höhen und Tiefen geprägt?
- Wir legen Wert auf eine gute Fehlerkultur. Deshalb möchten wir wissen, wie der Arbeitnehmer mit Fehlern umgeht.
- Würden Sie diesen Mitarbeiter noch einmal einstellen und wenn ja, warum?
Natürlich ist es dem ehemaligen oder aktuellen Arbeitgeber erlaubt, sich über weitere positive Eigenschaften oder Verhaltensweisen seines Mitarbeiters zu äussern. Wichtig ist allerdings auch hier, dass gut gemeinte Ergänzungen möglicherweise falsch verstanden werden. Unzulässig sind vom Arbeitszeugnis abweichende negative Hinweise oder missverständliche Andeutungen.
Wer zur Referenzauskunft berechtigt ist
Die Referenzauskunft macht nur dann Sinn, wenn sie von einer Person erteilt wird, die Einblick in den Verlauf des Arbeitsverhältnisses und die den Arbeitnehmer am Arbeitsplatz erlebt hat. Im Idealfall erteilt der ehemalige Vorgesetzte die Referenzauskunft, der auch das Arbeitszeugnis ausgefertigt hat. Doch nicht immer ist das aufgrund einer hohen Fluktuation oder aus anderen Gründen gewährleistet. Dann muss eine andere Person die Referenzauskunft erteilen, die mitteilen sollte, dass sich ihre Auskunft allein auf Unterlagen über den Mitarbeiter stützt.
Umgekehrt darf eine Referenzauskunft beim ehemaligen Arbeitnehmer nicht von einem beliebigen Mitarbeiter eingeholt werden. Stattdessen sollte sie von einer Person in einer verantwortlichen Position gestellt werden, zum Beispiel vom zukünftigen Vorgesetzten des neuen Unternehmens oder von einem Personalverantwortlichen. Nicht zulässig ist, dass dies Mitarbeiter übernehmen, die aus eigenem Interesse und ohne Weisung des Arbeitgebers eine solche Auskunft einfordern. Das ist deshalb unzulässig, weil der Arbeitnehmer diesbezüglich sein Einverständnis nicht erteilt hat. Dementsprechend sollte der Arbeitnehmer frühere Arbeitskollegen oder Mitarbeiter nicht als Referenzpersonen benennen. Leicht könnte sich die erhoffte positive Auskunft ins Gegenteil verkehren. Deshalb sollten nur Führungskräfte zum Einholen und Abgeben einer Referenzauskunft ausgewählt werden.