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Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter - aber bitte mit System

Veröffentlicht am 23.08.2021
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter - aber bitte mit System
Die Aufgabe, einen neuen Kollegen einzuarbeiten, ist nicht immer beliebt in der Belegschaft. Das Management sollte aus guten Gründen darauf hinwirken, dass das Onboarding ausreichend ernst genommen wird. Neue Mitarbeiter werden gern einmal sich selbst überlassen. Learning by Doing lautet dann die Devise. Die Stammbelegschaft beruft sich darauf, dass auch sie diese erste schwierige Zeit ohne weitere Unterstützung überstanden habe. Ein systematischer Einarbeitungsprozess hat jedoch viele Vorteile und sollte auf der Führungsebene vorbereitet sowie vorgegeben werden. Gut eingearbeitete Mitarbeiter machen weniger Fehler. Sie identifizieren sich schneller mit ihren Aufgaben und dem Unternehmen. Sie verdienen schon nach kürzerer Zeit Geld für das Unternehmen.
Onboarding mit System als Chef Vorgabe 
Idealerweise wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zentral über eine Arbeitsanweisung mit Checklisten gesteuert. Das schafft auch die erforderliche Sicherheit für alteingesessene Mitarbeiter. Sie wissen, was zu tun ist. Hier sollte nicht nur die inhaltliche Vorbereitung der Einarbeitung betrachtet werden. Empfehlenswert ist es ausserdem, dass auch die Mitarbeiter bestimmt werden, die massgeblich am Einarbeitungsprozess neuer Kollegen beteiligt werden. Auch das schafft eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung, weil die Verantwortlichkeiten geklärt sind. Wenn dann in die Einarbeitung involvierte Mitarbeiter möglicherweise kurzzeitig von anderen Aufgaben entlastet werden, ergibt sich für alle eine angenehme Situation und neue Kollegen werden nicht als lästig empfunden. 
 
Worum geht es bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter? 
Neue Kollegen sollen möglichst schnell in den organisatorischen Rahmen der Arbeit einbezogen werden. Ausserdem zielt das Onboarding darauf ab, sie möglichst zügig zu vollwertigen Teammitgliedern zu machen. Nach der formellen Einarbeitung können gut informierte Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit die Unternehmenskultur für sich annehmen. 
 
In einem ersten Schritt geht es um organisatorische Informationen: 
Wo befinden sich der Arbeitsplatz und die Zugänge? 
Wo findet der Mitarbeiter Arbeitsmittel? 
Wie kann er wen im Unternehmen erreichen - Telefonlisten und Ansprechpartner? 
Wie sind Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Pausen und andere wichtige Rahmenbedingungen geregelt? 
Gibt es eine Kantine und/oder einen Pausenraum? 
 
In einem zweiten Schritt geht es um den Arbeitsplatz selbst: 
Welche Aufgaben entfallen auf den neuen Mitarbeiter? 
Welche aktuellen Projekte laufen und an welchen nimmt er teil? 
Wie sind die Entscheidungsebenen im Unternehmen geregelt? 
Welche Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen, Schulungsunterlagen, Formulare und Standards sind für die Arbeit des neuen Mitarbeiters relevant? 
 
In einem dritten Schritt erfolgt die Aufnahme in das Team: 
Welche Mitglieder hat das Team? 
Wie kommuniziert man im Team - Teammeetings, Videokonferenzen und Gespräche zwischen einzelnen Teammitgliedern? 
Wer ist Ansprechpartner, wenn es ein Problem im Team gibt? 
 
Welpenschutz und Geduld 
Neue Mitarbeiter dürfen am Anfang Fehler machen. Hier sollten erfahrene Kollegen Nachsicht üben. Ausserdem kann es sinnvoll sein, in regelmässigen Zeitabständen ein Feedback des neuen Mitarbeiters einzuholen. Wie hat er/sie die erste Zeit im Unternehmen empfunden? Fühlt er sich wohl? Hat er weitere Fragen und Anliegen? Der neue Kollege sollte dort abgeholt werden, wo er jeweils in seiner Einarbeitungsphase steht. Von einem gelungenen Onboarding profitiert nicht nur das Unternehmen wirtschaftlich. Auch die bereits vorhandene Belegschaft fühlt sich in einer Umgebung, die von Teamgeist und Unterstützung für Neue geprägt ist, wohler. Das kann insgesamt die Identifikation mit dem Unternehmen steigern. Damit ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch ein Mittel, eine hohe Fluktuation unter den Mitarbeitern im Unternehmen möglichst zu vermeiden.