Mitarbeitergespräche als wertvolles Instrument der Personalführung
Veröffentlicht am 06.05.2021
Mitarbeitergespräche sind ein wertvolles Werkzeug, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Mitarbeitern zu helfen, sich weiter zu entwickeln. Damit ein Mitarbeitergespräch den gewünschten Erfolg bringt, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung. Was Sie als Führungskraft tun können - wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten
Damit ein Mitarbeitergespräch gelingt und für beide Seiten - Führungskraft und Mitarbeiter - erfolgreich verläuft, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung. Der wichtigste Teil der Vorbereitungsphase ist die Vorbereitung des Feedbacks bezüglich der Leistung des Mitarbeiters.
- Planen Sie die Rahmenbedingungen des Mitarbeitergesprächs. Gemeint sind Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer.
- Legen Sie die Inhalte des Gesprächs fest. Dazu gehört, dass Sie sich vorab überlegen, was Sie ansprechen möchten. Beispiele sind die Leistungen sowie die Verhaltensweise des Mitarbeiters, Möglichkeiten der Leistungssteigerung, Planung von neuen Projekten und Aufgaben, mögliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters durch Fort- und Weiterbildung sowie das Festlegen einer neuen Zielvereinbarung.
- Machen Sie sich entsprechende Notizen, die Sie auf Karteikarten schreiben oder auf dem Tablet oder Laptop speichern. Skizzieren Sie den Gesprächsverlauf und besorgen Sie vorab entsprechende Dokumente, zum Beispiel Zielvereinbarungen aus der Vergangenheit oder eine Leistungsdokumentation des jeweiligen Mitarbeiters, sofern sie vorhanden ist.
Verlauf eines Mitarbeitergesprächs
Eine gute Vorbereitung und einige Regeln helfen, eine angenehme Gesprächsatmosphäre herzustellen und ein erfolgreiches Gespräch zu führen.
1. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre. Das gelingt am besten mit einem lockeren Einstieg. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass sich eine mögliche Anspannung des Mitarbeiters lockert und er sich Ihnen gegenüber öffnet.
2. Fokussieren Sie sich auf die Inhalte, die Sie sich vorgenommen haben, und setzen Sie den Mitarbeiter davon in Kenntnis. Ihr Mitarbeiter weiss dann, was auf ihn zukommt, sodass er mögliche Ängste ablegt und motivierter in das Gespräch geht.
3. Eine Brücke bauen Sie, indem Sie Ihre persönlichen Wahrnehmungen in Bezug auf die Zusammenarbeit mitteilen. Dabei helfen Formulierungen wie: "Ich empfinde die Situation so ..." oder "auf mich macht das den Eindruck, dass ...".
4. Sofern es mit einem Mitarbeiter Probleme gibt, sollten Sie diese konkret ansprechen. Gleiches gilt für Fehler seitens des Mitarbeiters. Wichtig ist, dass Sie den Mitarbeiter nach seiner Sichtweise fragen und gegebenenfalls Lösungen für Probleme anbieten. Zeigen Sie Fingerspitzengefühl und vermeiden Sie Vorwürfe! Fehler kritisieren Sie, indem Sie zunächst die Stärken des Mitarbeiters ansprechen. Dadurch hebt sich die Stimmung, sodass der Mitarbeiter besser mit Kritik umgehen kann.
5. Bieten Sie Lösungsvorschläge und liefern Sie Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Sprechen Sie Lob aus, wo sich eine Gelegenheit bietet. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, wie Sie zu Ihrem Urteil oder Ihrer Meinung gekommen sind. Dadurch stellen Sie nicht nur Transparenz her, sondern zeigen sich fair und verschaffen sich Respekt.
6. Besprechen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter seine Leistung. Sagen Sie ihm, welche Ziele erreicht worden sind und welche nicht. Daraus lassen sich neue Ziele entwickeln und vereinbaren.
7. Halten Sie abschliessend die im Mitarbeitergespräch erzielten Ergebnisse fest und leiten Sie daraus eine neue Zielvereinbarung ab. Handelt es sich um ein Konfliktgespräch, kann das Protokoll Lösungen des Konflikts beinhalten. Dieses Papier ist die Grundlage für das nachfolgende Mitarbeitergespräch, das nach Bedarf oder spätestens in einem Jahr geführt wird.
Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch
Ein erfolgreicher Verlauf eines Mitarbeitergesprächs ist für alle Beteiligten motivierend. Es verbessert das Arbeitsklima und ist überdies ein wichtiges Werkzeug der Personalführung. Der intensive Austausch von Mitarbeiter und Chef kann kreative Ideen hervorbringen und dazu führen, den Aufgabenbereich eines Mitarbeiters zu erweitern, passgenauer zu gestalten oder durch eine Weiterbildung qualitativ zu stärken. Das kann neue Perspektiven für die nächsten Monate und Jahre erschliessen, wovon die Unternehmensführung und die Unternehmensentwicklung ebenfalls profitieren. Eine ruhige und sachliche Atmosphäre in einem Mitarbeitergespräch ist eine gute Voraussetzung für ein Arbeitsgespräch, das dann als hilfreich und konstruktiv empfunden wird. Massgeblich sind insbesondere drei Faktoren, nämlich eine exzellente Vorbereitung, eine Bestandsaufnahme der Leistung beziehungsweise der Leistungsbereitschaft des jeweiligen Mitarbeiters sowie ein Ausblick in die Zukunft durch eine Zielvereinbarung. Danach weiss Ihr Mitarbeiter, wo er steht und wo die Reise hingehen soll. Das festigt die Bindung zum Unternehmen, was insbesondere bei qualifizierten Arbeitskräften wichtig ist, um sie dauerhaft zu halten.
Damit ein Mitarbeitergespräch gelingt und für beide Seiten - Führungskraft und Mitarbeiter - erfolgreich verläuft, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung. Der wichtigste Teil der Vorbereitungsphase ist die Vorbereitung des Feedbacks bezüglich der Leistung des Mitarbeiters.
- Planen Sie die Rahmenbedingungen des Mitarbeitergesprächs. Gemeint sind Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer.
- Legen Sie die Inhalte des Gesprächs fest. Dazu gehört, dass Sie sich vorab überlegen, was Sie ansprechen möchten. Beispiele sind die Leistungen sowie die Verhaltensweise des Mitarbeiters, Möglichkeiten der Leistungssteigerung, Planung von neuen Projekten und Aufgaben, mögliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters durch Fort- und Weiterbildung sowie das Festlegen einer neuen Zielvereinbarung.
- Machen Sie sich entsprechende Notizen, die Sie auf Karteikarten schreiben oder auf dem Tablet oder Laptop speichern. Skizzieren Sie den Gesprächsverlauf und besorgen Sie vorab entsprechende Dokumente, zum Beispiel Zielvereinbarungen aus der Vergangenheit oder eine Leistungsdokumentation des jeweiligen Mitarbeiters, sofern sie vorhanden ist.
Verlauf eines Mitarbeitergesprächs
Eine gute Vorbereitung und einige Regeln helfen, eine angenehme Gesprächsatmosphäre herzustellen und ein erfolgreiches Gespräch zu führen.
1. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre. Das gelingt am besten mit einem lockeren Einstieg. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass sich eine mögliche Anspannung des Mitarbeiters lockert und er sich Ihnen gegenüber öffnet.
2. Fokussieren Sie sich auf die Inhalte, die Sie sich vorgenommen haben, und setzen Sie den Mitarbeiter davon in Kenntnis. Ihr Mitarbeiter weiss dann, was auf ihn zukommt, sodass er mögliche Ängste ablegt und motivierter in das Gespräch geht.
3. Eine Brücke bauen Sie, indem Sie Ihre persönlichen Wahrnehmungen in Bezug auf die Zusammenarbeit mitteilen. Dabei helfen Formulierungen wie: "Ich empfinde die Situation so ..." oder "auf mich macht das den Eindruck, dass ...".
4. Sofern es mit einem Mitarbeiter Probleme gibt, sollten Sie diese konkret ansprechen. Gleiches gilt für Fehler seitens des Mitarbeiters. Wichtig ist, dass Sie den Mitarbeiter nach seiner Sichtweise fragen und gegebenenfalls Lösungen für Probleme anbieten. Zeigen Sie Fingerspitzengefühl und vermeiden Sie Vorwürfe! Fehler kritisieren Sie, indem Sie zunächst die Stärken des Mitarbeiters ansprechen. Dadurch hebt sich die Stimmung, sodass der Mitarbeiter besser mit Kritik umgehen kann.
5. Bieten Sie Lösungsvorschläge und liefern Sie Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Sprechen Sie Lob aus, wo sich eine Gelegenheit bietet. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, wie Sie zu Ihrem Urteil oder Ihrer Meinung gekommen sind. Dadurch stellen Sie nicht nur Transparenz her, sondern zeigen sich fair und verschaffen sich Respekt.
6. Besprechen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter seine Leistung. Sagen Sie ihm, welche Ziele erreicht worden sind und welche nicht. Daraus lassen sich neue Ziele entwickeln und vereinbaren.
7. Halten Sie abschliessend die im Mitarbeitergespräch erzielten Ergebnisse fest und leiten Sie daraus eine neue Zielvereinbarung ab. Handelt es sich um ein Konfliktgespräch, kann das Protokoll Lösungen des Konflikts beinhalten. Dieses Papier ist die Grundlage für das nachfolgende Mitarbeitergespräch, das nach Bedarf oder spätestens in einem Jahr geführt wird.
Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch
Ein erfolgreicher Verlauf eines Mitarbeitergesprächs ist für alle Beteiligten motivierend. Es verbessert das Arbeitsklima und ist überdies ein wichtiges Werkzeug der Personalführung. Der intensive Austausch von Mitarbeiter und Chef kann kreative Ideen hervorbringen und dazu führen, den Aufgabenbereich eines Mitarbeiters zu erweitern, passgenauer zu gestalten oder durch eine Weiterbildung qualitativ zu stärken. Das kann neue Perspektiven für die nächsten Monate und Jahre erschliessen, wovon die Unternehmensführung und die Unternehmensentwicklung ebenfalls profitieren. Eine ruhige und sachliche Atmosphäre in einem Mitarbeitergespräch ist eine gute Voraussetzung für ein Arbeitsgespräch, das dann als hilfreich und konstruktiv empfunden wird. Massgeblich sind insbesondere drei Faktoren, nämlich eine exzellente Vorbereitung, eine Bestandsaufnahme der Leistung beziehungsweise der Leistungsbereitschaft des jeweiligen Mitarbeiters sowie ein Ausblick in die Zukunft durch eine Zielvereinbarung. Danach weiss Ihr Mitarbeiter, wo er steht und wo die Reise hingehen soll. Das festigt die Bindung zum Unternehmen, was insbesondere bei qualifizierten Arbeitskräften wichtig ist, um sie dauerhaft zu halten.