Grundausstattung für das Home Office: Das sind die wichtigsten Tools
Veröffentlicht am 25.01.2021
Die Mehrheit der Angestellten haben inzwischen vom Büro ins Home Office gewechselt - eine in vielerlei Hinsicht herausfordernde Veränderung. Damit die Zusammenarbeit auch über grosse Distanzen funktioniert, sind entsprechende Programme nötig. Einige wichtige haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Erst vergleichen, dann entscheiden
Die Ansprüche, die an eine Software gestellt werden, variieren stark. Während manche Nutzer eine umfassende Funktionalität benötigen, steht für andere die Bedienbarkeit im Mittelpunkt. Hinzu kommt, dass professionelle Werkzeuge für die kommerzielle Nutzung meist Geld kosten. Simplere und dafür kostenlose Alternativen können da gerade für Kleinunternehmen und Solo-Selbstständige interessant sein. Überlegen Sie sich deshalb, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen und wählen danach den passenden Dienst aus.
Über den Wolken
Damit auch ohne den direkten Kontakt überhaupt im Team gearbeitet werden kann, benötigen Sie einen Cloud-Speicher. Hier können Sie gemeinsam an Dateien arbeiten und diese austauschen. Ein Klassiker ist hier Dropbox, das sich bei niedrigen Ansprüchen sehr gut kostenlos nutzen lässt. Reichen die 2 GB Speicher nicht aus, lässt er sich für wenig Geld auf 5 TB erhöhen. Wer seine Daten lieber Google anvertrauen möchte, findet mit der G Suite eine ausgereifte Alternative, die inzwischen die grösste Verbreitung findet.
Kommunikation ist alles
Der Wegfall einer direkten und persönlichen Kommunikation ist eine der gravierendsten Einschränkungen, die das Home Office mit sich bringt. Das gilt für die menschliche Ebene wie für die berufliche. Funktioniert hier etwas nicht, steht nicht selten der Laden still. Um als Gemeinschaft produktiv sein zu können, muss der Informationsaustausch reibungslos funktionieren. Chats mit einem Kollegen, Gruppenchats für das ganze Team und auch Telefonate gehören zu den Minimalanforderungen an ein entsprechendes Werkzeug. Besonders beliebt sind die Produkte der grossen Konzerne. Während Google Hangouts Chats im Programm hat, greifen Microsoft-Kunden gerne zu dem Programm Teams, das ohnehin im Office-365-Paket enthalten ist. Eine ebenfalls sehr ausgereifte Plattform ist Slack. Hier sind eine Menge nützlicher Funktionen bereits in der kostenlosen Basisversion verfügbar.
Schau mir in die Augen
Auch Meetings und Konferenzen sollten im Home Office noch abgehalten werden können. Dafür benötigen Sie ein Werkzeug, das auch die Videoübertragung unterstützt. Bei den erwähnten Tools ist dies der Fall. Es gibt aber noch solche, die sich für einige Nutzer für diesen Zweck eher anbieten. So hat der Anbieter Zoom einen wahren Boom im Jahr 2020 erfahren. Frühere Mängel beim Datenschutz und der Sicherheit, sollen inzwischen weitgehend behoben sein. Auch Skype und das an Unternehmen gerichtete Skype Business sind weiterhin beliebt.
Projekte managen
In verantwortlicher Position müssen die laufenden Projekte gesteuert und die Aufgaben gezielt verteilt werden. Ein Klassiker wie Trello reicht für überschaubare Gruppen meist schon aus. Wer mehr erwartet, sollte sich einmal Asana anschauen. Damit können Sie selbst die komplexesten Projekte visuell aufarbeiten. Eine gratis Variante ist für einen ersten Test gut geeignet.
Nützliche Assistenten
Bei all den essenziellen Software-Lösungen für eine höhere Produktivität, sollten Sie den wichtigsten Faktor Ihrer Arbeit aber nicht vergessen: nämlich Sie. Das eigene Wohlbefinden hat auch im Home Office stets Vorrang. Zum Abschluss hier deshalb noch zwei Tools, die Ihnen durch den Alltag helfen.
Endlich Ruhe
An manchen Tagen ist das gemütliche Arbeiten zu Hause ein wahrer Segen, an anderen wird es zur Qual. Für Ausgleich sorgt meist ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft. Dafür sind Ihre Beine das ideale Tool. Für die Stunden am Bildschirm, ist hingegen die Webanwendung Noisli positiv aufgefallen. Wer daheim häufiger Lärmbelastung und somit grossem Stress ausgesetzt ist, wird die verfügbaren Geräuschkulissen mit entspannenden Klängen aus der Natur lieben! Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein möglichst guter Kopfhörer. Es lohnt sich, dafür etwas mehr Geld auszugeben. Denn wie sehr sich Ihr Leben gerade im urbanen Raum durch eine gute Abschirmung, langen Tragekomfort und Noise Cancelling verändert, wissen Sie erst, wenn Sie es erlebt haben.
Pause!
Umgeben von Kaffeetassen und Knabbereien, kann es sich schnell einschleichen, dass man über viele Stunden hinweg ohne Unterbrechung arbeitet. Das ist ungesund und kann die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen. Im Büro kommt es immer zu Mikropausen, etwa wenn man sich einen Kaffee holt oder mit einem Kollegen spricht. Im Home Office schafft Stretchly Abhilfe. Der freundliche Helfer erinnert Sie regelmässig daran, ein Päuschen einzulegen und hat sogar Vorschläge parat, wie Sie diese sinnvoll nutzen können.