Meetings aus dem Homeoffice - so wird Ihre Videokonferenz erfolgreich
Veröffentlicht am 18.05.2020
Meetings werden auch in normalen Zeiten oft als unproduktive Zeitfresser angesehen. Mit einer guten Vorbereitung tappen Sie jedoch nicht in diese Falle. Dies gilt für analoge Diskussionen ebenso wie für virtuelle Meetings. Für Videocalls aus dem Homeoffice in Zeiten von Corona sind eine klare Agenda und Netiquette besonders wichtig - schliesslich soll der direkte Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen nicht nur produktiv sein, sondern auch motivierend wirken.
Wichtig ist, dass das digitale Meeting für alle Beteiligten positive Resultate bringt. Hierbei kann die Klärung einiger Fragen helfen:
1.Ist das Meeting nötig?
Bevor Sie ein virtuelles Meeting einberufen, stellen Sie sich bitte die Frage, ob es wirklich nötig ist. Eine Videokonferenz einzuberufen, ist nur dann sinnvoll, wenn sich die Punkte, die Sie diskutieren wollen, auf anderem Wege - per E-Mail oder in einem Vier-Augen-Gespräch - nicht klären lassen.
2.Wie viele Teilnehmer soll das Meeting haben?
Die Teilnehmerzahl für das Meeting sollten Sie eng begrenzen. Gerade bei einer virtuellen Konferenz wird es sonst schwierig, die Diskussion in Gang zu bringen und zu halten. Als Faustregel kann gelten, dass zu der Besprechung nicht mehr als acht Teilnehmer und Teilnehmerinnen eingeladen werden sollten. Hierdurch haben alle die Möglichkeit, sich in das Meeting einzubringen.
3.Welche Agenda ist geplant?
Ein Meeting ohne Agenda endet schnell im Chaos und wird nur selten zu den gewünschten Resultaten führen. Die Agenda sollte möglichst kurz sein und nicht mehr als fünf Themenschwerpunkte umfassen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten sie vorab per E-Mail und haben so die Chance, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Wenn Sie das virtuelle Meeting einberufen, stehen Sie auch in der Pflicht, die Agenda dafür zu formulieren.
4.Wie sieht der zeitliche Ablauf aus?
Jedem Themenschwerpunkt der Agenda sollte ein konkreter Zeitblock zugeordnet werden. Konkret: Sie legen einen Zeitrahmen für die Einführung in das Thema, die Diskussion, das Sammeln von Lösungsvorschlägen sowie für das Festlegen von Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten fest.
5.Wer dokumentiert das Meeting?
Der Verlauf und die Ergebnisse eines Meetings sollten immer dokumentiert werden. Wichtig sind hier vor allem die Ergebnisse der Diskussion, die nächsten Handlungsschritte und die Verantwortlichkeiten für diverse Themenpunkte. Auch Termine für Folgetreffen oder Meetings mit anderen Abteilungen oder externen Partnern gehören in das Protokoll des virtuellen Meetings. Verteilt werden kann es direkt im Anschluss an die Diskussion per E-Mail oder Messenger-Funktion.
6.Gibt es Verhaltensregeln?
Für das Verhalten in einem virtuellen Meeting gelten die gleichen Regeln wie für eine Besprechung im sogenannten Real Life. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen die Möglichkeit erhalten, ihre Ideen in das Meeting einzubringen. Belehrungen und Arroganz sprengen diese Netiquette und ziehen Demotivation oder Konflikte nach sich.
7.Welche Technik wird benötigt?
Generell gilt, dass es besser ist, ein virtuelles Meeting in Form von Videochats durchzuführen. Dabei tragen auch die Wahrnehmung der Körpersprache und der Mimik der Beteiligten zum Erfolg des Meetings bei. In Telefonkonferenzen ist diese Möglichkeit nicht gegeben. Ausserdem ist es schwieriger, die Gesprächsbeiträge einzelnen Teilnehmern zuzuordnen. Die technischen Voraussetzungen bringen so gut wie alle Notebooks sowie Smartphones und Tablets mit. Etablierte Plattformen für Videokonferenzen sind beispielsweise Skype, FaceTime oder Zoom.