Ursimone Wietlisbach Foundation

Ihre Aufgaben Finanzen Abwicklung des Rechnungsprozesses: Prüfung, Erfassung und Kontierung in Abacus, Belegablage und Vorbereitung der Freigabe Vorbereitung und Koordination der monatlichen Zahlungsläufe für Lieferantenrechnungen und Vergabungen, inkl. Pflege der Bankangaben und Rückbestätigungen (Callback) Bearbeitung von Spesen und Kreditkartenabrechnungen Erstellung und laufende Aktualisierung von Budgetübersichten; Mitarbeit bei Budgetkontrollen und Reporting Auswertungen zu Vergabungen und Zahlungen sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen Administration und Office Management Administrative Unterstützung bei ausgewählten Investitions- und Vergabeprozessen (Dokumente, Datenpflege, Korrespondenz) Office Management: Post, Bestellungen, Büromaterial, Bearbeitung der allgemeinen Info-Mailbox, Koordination externer Dienstleister (Mit-)Organisation von Teamsitzungen, Workshops und internen Anlässen Administrative Unterstützung des Teams in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen Pflege, laufende Aktualisierung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs Digitalisierung und Prozessverbesserung Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Prozesse. Unterstützung bei der Evaluation und dem Einsatz digitaler und KI-gestützter Hilfsmittel zur Effizienzsteigerung der Stiftung. Administrative Unterstützung bei der Pflege von Dokumenten, Präsentationen und internen Vorlagen.